شعبة التسجيـل
نبذه عامة عن عمل قسم التسجيل
يعتبر قسم التسجيل البوابة الرئيسية من الجانب الإداري للكلية من خلال استقبال وتسجيل الطلبة ومتابعة الشؤون الطلابية خلال سنين دراسة الطالب ولغاية التخرج وما بعد التخرج من الكلية، وينصب عمل هذا القسم على المحاور الآتية:
أولاً:- استقبال وتسجيل الطلبة الجدد من خلال لجان سنوية وهي :-
1- لجنة استقبال الطلبة وتقوم هذه اللجنة المتكونة من الطلبة في المراحل الأخرى باستقبال وتوجيه الطلبة الجدد وإرشادهم حول أمكانية التسجيل وما تتطلبة عملية التسجيل من مستمسكات وغيرها من الأمور الخاصة بالتسجيل.
2- لجنة تسجيل الطلبة والمتكونة من معاون العميد العلمي وموظفي قسم التسجيل وعضو قانوني وعضو مالي وتقوم هذه اللجنة بتسجيل الطلبة والتأكد من صحة المستمسكات المقدمة.
ثانياً:- ترتيب وتنظيم وتنضيد وتدقيق أضابير الطلبة المسجلين .
ثالثاً:- تدقيق وثائق الطلبة الجدد والطلبة المنقولين ألينا والكتب الوزارية ولجميع قنوات القبول من (قبول مركزي، نقل منا والينا ، تعديل الترشيح منا والينا وأبناء الأساتذة….الخ) لكل عام دراسي في الوزارة من قبل لجنة تدقيق.
رابعاً:- ترويج ومتابعة معاملات النقل وتعديل الترشيح بعد ظهور نتائج الدور الأول لحين انتهاء الفترة المحددة من قبل الوزارة وصدور الموافقة النهائية للنقل من قبل مجلس الكلية ، ومن ثم إرسال واستلام الأضابير الخاصة بالطلبة المنقولين وتدقيقها وتنظيمها وإصدار الأوامر الخاصة بقبول الطلبة المنقولين إلينا وكتب ترقين وإنهاء علاقة الطلبة المنقولين منا .
سادساً:- تشكيل لجنة المقاصة العلمية ويكون مسؤول التسجيل أحد أعضاءها مع رئيس اللجنة الأمتحانية وأحد التدريسيين.لتحديد المقاصة العلمية للطلبة المنقولين للكلية وإيجاد الاختلاف في عدد الوحدات والدروس أن وجد ورفع تقرير نهائي بذلك الى مجلس الكلية لإصدار الأوامر الإدارية الخاصة (بالتحميل والاستيفاء ..الخ)
سابعاً:- متابعة غيابات الطلبة اليومية من خلال فتح سجلات خاصة بالغيابات وإصدار الأوامر الإدارية الخاصة بذلك.
ثامناً:- متابعة الشؤون الطلابية من خلال أنجاز معاملات الطلبة اليومية من (كتب التأييد والفحص والمعالجة,التأجيل…الخ).
تاسعاً:- متابعة وانجاز الشؤون الإدارية من خلال البريد اليومي الصادر والوارد من والى قسم التسجيل.والذي يكون ضمن الهيكلية أدناه:
من والى السيد عميد الكلية ثم السيد معاون العميد للشؤون العلمية ثم مسؤول أو مدير التسجيل.
عاشراً:- أعداد الإحصائيات الدورية المفصلة لطلبة الكلية من خلال(المراحل والأعداد والجنس والعمر ونوع القبول والمحافظات….الخ).
أحد عشر:- تثبيت معلومات الطلبة والتغييرات اليومية في سجلات مخصصة (للمعلومات والغيابات والأحصائيات …الخ)ومن ثم تثبيت ذلك على جهاز الحاسوب وفي برامج خاصة لذلك مثل(قاعدة بيانات الطلبة والغيابات وبرامج أنجاز هويات الطلبة وغيرها من البرامج لأنجاز قوائم الأسماء والأحصائيات …الخ)
أثنى عشر:- الارتباط مع اللجنة الأمتحانية من خلال تزويد هذه اللجنة بالقوائم والأعداد النهائية للطلبة في كل عام ومتابعة النتائج للدورين الأول والثاني وتنزيل درجات الطلبة في بطاقة الدرجات لكل عام وغيرها من الأمور المرتبطة بعمل هذه اللجنة.
